「ビジネス文書の書き方がわからない…」
「何を意識して、文章のトレーニングをすればいいかわからない…」
「どんな文章が求められているのか、見当もつかない…」
そんな人におすすめなのが『書く技術・伝える技術』です。
『書く技術・伝える技術』はビジネス文書の「基本書」として使える1冊になっています。
Youtubeでマコなり社長が紹介しているので、知っている人も多いでしょう。
この記事では、本書の内容と使い方を解説していきます。
【マコなり社長おすすめ本】『書く技術・伝える技術』で学ぶビジネス文書の基本的な書き方
基本スペック
- [ジャンル]ハウツー(ビジネス文書の書き方)
- [想定学習期間]1か月程度
- [使用目的]ビジネス文書の書き方を学ぶ
- [学習目標]自分でいちからレポートを書けるようになる
- [対象者]レポートを書くことになったすべての学生・社会人
『書く技術・伝える技術』はビジネス文書の書き方を解説した本です。
ビジネス文書をどう書けばいいかわからない人、いきなりレポートを作成することになった人など、ビジネス文書の書き方が身に付いていないに学生・社会人におすすめできる。
ビジネス文書の書き方を解説した書籍はたくさんありますが、
『書く技術・伝える技術』は類書のなかでも具体性が高いのが特徴です。
到達レベルは、ちゃんと読めば「自分でいちからレポートを書けるようになる」くらいです。
1冊で文章の書き方やデータの見せ方など、ビジネス文書に関することが一通り学べます。
『書く技術・伝える技術』の特徴、解説の方針
- 「伝達性」「論理性」「作業性」の3つを満たした文書の必要性が理解できる
- 上記の3つを満たした文書の書くための「7つの法則」と「ビジネス文書の型」が習得できる
- 「7つの法則」と「ビジネス文書の型」を身につけるための実践トレーニングが用意されている
本書では、よいビジネス文書を書くために「7つの法則」を紹介している。
「7つの法則」とは、以下のの７つです。
- 文章の冒頭に必要な情報をまとめて書く
- 詳細はパラグラフを使って書く
- パラグラフの冒頭には要約文を書く
- 文頭にはすでに述べた情報を書く
- 並列する情報は同じ構成、同じ表現で書く
- ひとつの文章には、ひとつのポイントだけを書く
- 無駄なく、簡潔に書く
(『書く技術・伝える技術』57ページより)
さらに「7つの法則」と「ビジネス文書の型」を身につけるための演習問題が用意されています。
設問は「英語を社内公用語とするよう提案せよ」「「スマートグリッド」とは何か説明せよ」「電子書籍と紙の書籍とで可読性を比較した結果を報告せよ」など現実にありそうなものばかりです。
どれも本書で示されている「7つの法則」と「ビジネス文書の型」を使えば、正解に近い文書を作成できるようになっています。
ただ、演習問題はかなり長くなっているので、とりあえず文書の書き方を知りたい人は演習を飛ばしてもOKです。
解説は、文書の構成要素ごとに3行程度の解説がついていて、解説文にある内容が再現できているかの確認がしやすくなっています。
文書を書くときは、頭の中で
「今自分は、総論のパラグラフを書いているな。なら、こんなに詳しく書く必要はないな」
「今は、各論のパラグラフを書いているな。じゃあ、この情報は詳しめに書いとこうかな」
と考えながら書くと技術が身につきやすいです。
練習なしで技術を身につけるのは難しいので、解説の詳しい演習問題を用意してくれているのは嬉しいですね。
これは他の類書には見られない特徴です。
『書く技術・伝える技術』の使い方・勉強法
1.基礎編をサッと読む
ここで「よいビジネス文書とは何か」を理解しておく
2.理論編を読む
「7つの法則」をメモしておくと、文書を書くときカンニングできるのでおすすめ
3.実践編で「ビジネス文書の型」と「文書作成の手順」を熟読する
以下、ここで学んだ手順で文章を書いていく
4.演習問題に取り組む
制限時間は気にせず、「7つの法則」や「ビジネス文書の型」がうまく使えているかをチェックする。(文書作成の目安は1週間)
5.解説部分を読み自分の文書とどこが違うのかチェック
注目するのは、「文書の構成」「記載されている内容が適切かどうか」「「７つの法則」を使って書けているか」の３点
6. 5.で確認した解説との違いを付せんにメモして次の演習に進む
次の演習の時は「解説との違い」を見ながら文書を作成し、同じ間違いをしないようにする
7. 演習をすべて解き終えたら、解き直して技術が身についたかをチェック
さっきも言いましたが『書く技術・伝える技術』の演習は長いです。
なので、時間を小分けにして1週間くらいで1つの演習を消化します。
演習1回ごとに解説との違いを付せんにメモして、次の演習で同じ間違いをしないようにすれば、学習効率が上がるので、おすすめです。
2周目はノーヒントで文書を作って、自分に技術が身についたかをチェックしてくださいね。
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